一、南阳理工学院所有机要文件由机要员组织传阅。所有传阅件均应先呈主管领导阅批，然后按批示的范围进行传阅，不得漏传或自行扩大传阅范围。

二、文件传阅须迅速、及时。急件单件办理，随到随办，一办到底。一般件在一周内传递完毕。对需要具体落实的文件，应先送主管领导批示，再呈有关领导阅处。

三、传阅过程中领导有批示意见的，及时按批示意见办理。需要反馈办理结果的，应及时催办和反馈办理情况，并在文件处理签上作必要的记录。

四、传阅件不得在领导之间横传。须由机要员面交阅文领导，坚持日送日取，并记录传阅、办理情况，以便掌握文件走向，避免文件在传阅过程中失控。

五、文件传阅、办理完毕后，要认真清点，分类存入保险柜，以备利用和回收。